Kalkyle for cateringoppdrag, steg for steg

Skrevet av Marginvakt · Faktasjekket mot Lovdata, Skatteetaten og Store norske leksikon · Sist oppdatert 2. oktober 2026

En god kalkyle gir deg en pris du kan stå for, og gjør det mulig å se i etterkant om oppdraget gikk som planlagt.

1. Råvarer per gjest

Start med oppskriftene, og regn mengde per gjest, for eksempel 0,15 kg kyllingfilet og 0,04 liter fløte. Da kan du skalere fra 20 til 200 gjester, og du ser raskt hvilke råvarer som betyr mest for prisen. Bruk prisen du faktisk betaler hos leverandøren.

2. Svinn

Noe går alltid tapt: rensing, skjæring og mat som blir til overs. Ta svinnet med i mengden per gjest i stedet for å legge på en prosent til slutt. Da blir kalkylen riktigere for råvarer med mye svinn, som hel fisk og grønnsaker som skal renses.

3. Arbeid

Før opp timer til forberedelse, tilberedning, pakking, levering, servering og rydding. Gang med det en time faktisk koster bedriften, ikke bare timelønnen. Til lønnen kommer blant annet feriepenger, som etter ferieloven § 10 er 10,2 prosent av feriepengegrunnlaget, og arbeidsgiveravgift, der satsen avhenger av hvilken sone bedriften holder til i. Jobber du selv, sett en timepris for deg også.

4. Andre kostnader

Emballasje, engangsservise, leie av utstyr, transport, bompenger og innleide servitører. Små beløp hver for seg, men til sammen kan de flytte dekningsgraden flere prosentpoeng.

5. Pris og dekningsgrad

Legg sammen kostnadene og sammenlign med prisen uten mva. Dekningsgraden er dekningsbidraget i prosent av salgsinntekten. Er dekningsgraden under målet ditt, kan du øke prisen, endre menyen, eller ta oppdraget med åpne øyne fordi det har andre verdier. Det viktige er at du vet det før du sender tilbudet.

6. Sammenlign med det som faktisk gikk med

Etter levering: Hvor mye ble brukt, og hvor mange timer gikk med? Avviker det samme vei på flere oppdrag med samme oppskrift, er det oppskriften som bør justeres. Marginvakt lar deg registrere faktisk forbruk når oppdraget avsluttes, og foreslår justering når flere oppdrag peker samme vei. Forslaget endrer aldri oppskriften av seg selv.

Vanlige feil

• Arbeidet er ikke med, eller satt til null fordi timene er ukjente.
• Gamle innkjøpspriser i kalkylen.
• Antall gjester endres, men prisen blir stående.
• Mva er med i prisen det regnes på.

Kilder

• Ferieloven § 10 (feriepenger). Lovdata, lest 2. oktober 2026.
• Arbeidsgiveravgift. Skatteetaten, lest 2. oktober 2026.
• Dekningsgrad. Store norske leksikon, lest 2. oktober 2026.

Mer i kalkyleguiden

• Prisregulering i cateringtilbud: Slik fungerer en klausul om prisregulering knyttet til SSBs konsumprisindeks for matvarer: formel, terskel, tak og frist for varsel.
• Når råvareprisene stiger: fem grep: Fem grep for cateringbedrifter når matvareprisene stiger: oppdater prisene, følg SSB-indeksene, bytt råvarer, reguler tilbud og sammenlign leverandører.
• Mva på catering: 15 eller 25 prosent?: Når catering har redusert mva-sats for næringsmidler, og når leveransen kan bli en serveringstjeneste med alminnelig sats. Med kilder fra Skatteetaten.
• Hva bør stå i et cateringtilbud?: Sjekkliste for cateringtilbud: meny, antall gjester, pris med og uten mva, gyldighet, endringsfrister, allergener og prisregulering.
• Alle artikler i kalkyleguiden